TUTORIAL

Publicación en el web de formularios personalizados.
Recopilación automática de datos de los formularios recibidos.

Utilizando la aplicación Google Drive (http://drive.google.com) podréis crear formularios personalizados, publicarlos en vuestro web y recopilar automáticamente, en una hoja de cálculo y en forma gráfica, los datos de los formularios cumplimentados que envíen los usuarios.

Para poder utilizar la aplicación es preciso disponer de una cuenta gmail. Si no la tenéis, os la podéis generar al iniciar la sesión de Google Drive.

Una vez hayáis accedido a Google Drive y os hayáis registrado con vuestra cuenta gmail y vuestra contraseña, conviene que seleccionéis el idioma de la aplicación y de los formularios que os interese, clicando en: Configuración (icono en la parte superior derecha) A continuación ya podéis crear un formulario clicando en: Crear > Formulario. En la página que se cargue podréis editar el formulario (título, resumen, diseño y las preguntas que queráis incluir) Entre las múltiples funcionalidades disponibles, destacamos:

• en: Archivo > Insertar, podréis copiar el código HTML del formulario y pegarlo en el campo HTML del contenido del web donde quered publicar el formulario.
• en: Página de confirmación, podréis editar el mensaje que se presentará a los usuarios cuando envíen el formulario. Si marcárais Publicar y mostrar un enlace a los resultados de este formulario, los usuarios tendrían la opción de visualizar los resultados de todos los formularios enviados, en forma gráfica, clicando en: Consultar repuestas anteriores.

Accediendo otra vez a la página inicial de Google Drive, visualizaréis el formulario creado. Clicando sobre el título del formulario lo visualizaréis y clicando en Ver respuestas se cargará la hoja de cálculo que recoge toda la información de los formularios recibidos. Entre otras opciones de que dispondréis destacamos:

• en: Herramientas > Reglas de notificación, se puede configurar que cuando un usuario envíe un formulario, se reciba un aviso a vuestra dirección gmail
• en: Archivo > Publicar en la Web > Obtener un enlace a los datos publicados, si se selecciona Código HTML para insertar en una página, se puede seleccionar el código HTML de la hoja de cálculo de forma que los resultados recopilados de los formularios enviados los podríais publicar en un apartado del web. Si los resultados no os conviene que sean públicos, clasificando el apartado como de visibilidad Interna, sólo tendrían acceso al mismo, los Miembros asignados a: una Categoría que permitiera visualizar el apartado
• en: Herramientas > Formulario > Modificar formulario, podréis editar el formulario siempre que queráis.

Como ejemplo, podéis visualizar un formulario creado con Google Docs

Este formulario está publicado en el apartado Form (ejemplo) de este mismo web. El apartado está configurado como Oculto y, por lo tanto, sólo se puede acceder al mismo desde un enlace publicado en un apartado No oculto, en este caso, desde el enlace Ver el formulario.

Si rellenáis el formulario de ejemplo y lo enviáis, los datos se recopilan en una hoja de cálculo para su tratamiento posterior. La gestión de los datos la podéis hacer directamente en Google Docs.

Eventualmente, publicamos (en un apartado de menú oculto del web) la hoja de cálculo con el resultado de los formularios enviados hasta este momento. Si clicáis el enlace Recopilación de datos la podréis visualizar.